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Die digitale Archivierung wird in Zukunft an Bedeutung gewinnen. Lagerkapazitäten werden kleiner, der Bedarf nach schneller Informationsrecherche wächst.
Das lässt sich nur mit der digitalen Belegerfassung sicher realisieren.
DocuWare ist die Softwarelösung für elektronische Dokumentverwaltung und -archivierung. Höchste Datensicherheit sowie einfachste Bedienung und Administration zeichnen DocuWare besonders aus und ermöglichen damit erstmals auch Firmen ohne eigene EDV-Spezialisten den wirksamen Abbau von Papierbergen.
Dokumenterfassung
- Über einen Dokumentscanner mit automatischem Einzug werden Briefe, Notizen, Bescheide, Belege sowie Fachbeiträge und Gerichtsurteile auf Papier schnell und einfach erfasst und mit DocuWare archiviert.
- Eingehende Faxe werden von einem Modem empfangen und automatisch weitergeleitet und gedruckt.
- Alle Briefe und Faxe, die mit Windows-Programmen geschrieben werden, kann DocuWare automatisch beim Ausdruck oder beim PC-gestützten Faxversand archivieren. Korrespondenz aus vorhandener Dokumenten-Organisationssoftware übernimmt DocuWare im Stapel.
- Rechercheergebnisse aus dem Internet oder von einschlägigen CD-ROM -Werken werden direkt im elektronischen DocuWare-Archiv abgelegt.
- DocuWare erlaubt die Anlage beliebig vieler Archive. Alle Dokumente werden zunächst auf Festplatten gespeichert und können zur späteren Endarchivierung auf CD-ROM übertragen werden.
Kommunikation
Firmeninterne und -externe Kommunikation wird erheblich vereinfacht: Einmal im DocuWare-System erfasst, lässt sich jedes Dokument vom Arbeitsplatz aus an andere Kollegen per E-Mail oder per PC-Fax an Kunden senden. Über die MAPI-Schnittstelle fügt sich DocuWare nahtlos in bestehende E-Mail-Systeme und in das Internet-Mail ein.
Belegarchivierung
Im Rahmen der GOB müssen sämtliche kaufmännische Belege sorgfältig aufbewahrt werden(10 Jahre). Eingangsrechnungen werden eingescannt. Ausgehende Rechnungen und alle weiteren mit Windows-Software erstellten Belege, Listen und Journale archiviert DocuWare automatisch beim Drucken im elektronischen ReWe-Archiv der Firma.
Wissenspool
Produktinformationen, Fachbeiträge, Rechtsgrundlagen und Kommentare kommen heute auf Papier, CD-ROM und aus dem Internet. Im elektronischen Bibliotheks-Archiv werden diese Informationen abgelegt, nach Themen, Stichworten oder anderen recherchierbar.
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